Что нужно сделать, чтобы оформлять кассовые документы в электронном виде, не распечатывая?

Comments

• Добрый день!
  

  Цитата: Добрый вечер, уважаемые участники! к вам такой вопросмы фирма на уснхотим перейти на заполнение кассовых документов в электронном виде (без распечатки, что возможно с 1 июня 2014). Что нам в таком случае сделать?как я понимаю надо получить КЭП и специальную программу купить, как это сделать и  что еще предусмотреть?заранее, спасибо!

  Давайте сначала внимательно почитаем первоисточник:
  

  Цитата: 4.7. Документы, предусмотренные настоящим Указанием, могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде.Документы на бумажном носителе оформляются от руки или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение (далее - технические средства), и подписываются собственноручными подписями. В документы, оформленные на бумажном носителе, за исключением кассовых документов, допускается внесение исправлений, содержащих дату исправления, фамилии и инициалы, а также подписи лиц, оформивших документы, в которые внесены исправления.Документы в электронном виде оформляются с применением технических средств с учетом обеспечения их защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. Документы, оформленные в электронном виде, подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст. 2036; N 27, ст. 3880; 2012, N 29, ст. 3988; 2013, N 14, ст. 1668; N 27, ст. 3463, ст. 3477). В документы, оформленные в электронном виде, внесение исправлений после подписания указанных документов не допускается.Хранение документов, оформленных на бумажном носителе или в электронном виде, организуется руководителем.

  Итак, чтобы работать с кассовыми документами в электронном виде нужно обеспечить:
  1) защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации;
  2) подписание документов электронной подписью.
  И от себя еще добавлю:
  3) хранение в электронном виде и удобный доступ для использования;
  4) возможность интеграции кассовых документов с применяемой бухгалтерской программой.
  
  Если нашли такую программу, то можете смело ее использовать.
  А придут проверять, покажете им кассовые документы в компьютере.
  Правда, действительность пока еще такова, что налоговики при проверке просто затребуют у Вас кассовую книгу с кассовыми документами... В этом случае распечатываете все необходимые кассовые документы и ставите на них штамп или надпись "копия верна" и подпись. Ведь по своей сути то, что Вы распечатаете будет являться бумажной копией электронного документа.
  При этом, при распечатывании в этом документе должно быть указание, что он подписан электронной подписью.
  
  Кстати, далеко не все кассовые документы можно иметь в электронном виде.
  Например, я совсем не представляю, как можно выдать деньги с использованием электронного документа. Где получательденег будет ставит  свою подпись? Собственноручную, а не электронную. 😀
  
  Так же, не представляю себе, и как принимать деньги с электронным ПКО... Распечатать и выдать корешок, где будет написано "Подписано электронной подписью директора ООО "Рога и копыта" Ивановым И.И."?
  Так ведь распечатка - это копия электронного документа, а не оригинал...
  Для внутреннего пользования это, видимо, возможно, а вот для покупателя или заказчика, сомневаюсь...
  
  Так что, единственным кассовым документом, который легко можно представить себе в электронном виде, это только кассовая книга.
  Остальные кассовые документы пока на сегодняшний день расчитаны только на бумажное существование. И пока не будет форм и форматов,. пригодных для электронного документирования, их, видимо, придется делать в бумажном виде.
  
  Успехов!
• Александр, спасибо за ответ!
  вот есть как раз новое письмо по поводу оформления кассовых документов в электронном виде
  (письмо ЦБ РФ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002). "Если рабочее место бухгалтера территориально удалено от кассы, кассовые документы могут оформляться бухгалтером в электронном виде с использованием электронной подписи и передаваться кассиру для распечатки указанного документа на бумажный носитель и проставления кассиром подписи и оттиска печати (штампа)."
  
     Получается оно имеет отношение только к кассовой книге? не могу понять как это может быть реализовано на практике
• Добрый день!
  

  Цитата: Александр, спасибо за ответ!вот есть как раз новое письмо по поводу оформления кассовых документов в электронном виде(письмо ЦБ РФ от 11.08.2014 № 29-1-1-ОЭ/3002). "Если рабочее место бухгалтера территориально удалено от кассы, кассовые документы могут оформляться бухгалтером в электронном виде с использованием электронной подписи и передаваться кассиру для распечатки указанного документа на бумажный носитель и проставления кассиром подписи и оттиска печати (штампа)."Получается оно имеет отношение только к кассовой книге? не могу понять как это может быть реализовано на практике

  Если после подписания документа электронной подписью его надо распечатать "для проставления кассиром подписи и оттиска печати (штампа)", то я как-то затрудняюсь назвать этот документ электронным...
  Скорее, это какой-то "гибридный документ".
  Т.е. подпись директора - электронная, а подпись кассира собственноручная плюс оттиск печати (штампа). 
  Возможно, что так и придется делать. Особенно при удаленной кассе.
  
  Честно говоря, идеальный электронный документооборот я вижу в полной электронизации процесса.
  
  Представим некую базу данных электронных документов.
  Будущий подотчетник создает в базе новый документ "Заявление на выдачу денег под отчет". И подписывает его своей электронной подписью.
  Этот документ поступает на подпись руководителю. Тот подписыват его своей электронной подписью. Документ поступает кассиру или ответственному бухгалтеру.
  Кассир или бухгалтер делает электронный РКО, который поступает на  подпись (электронную) всех необходимых должностных лиц.
  После всех необходимых подписей кассир (в реале) выдает деньги подотчетнику, а он в специальном терминале (у окошка кассы) ставит свою электронную подпись в получении денег.
  Всё РКО подписан всеми, кто к нему причастен, электронными подписями.
  Сам РКО полность. электронный и может храниться в электронном виде.
  
  Конечно, это идеальная ситуация. Возникает много вопросов "как воплотить в жизнь". И главный - какой подписью подписываться? КЭП? или можно попроще - неквалифицированной подписью...
  Электронной подписью может служить комбинация "логин + пароль" для входа в базу.
  В терминале в получении денег в кассе можно использовать электронный пропуск - у многих он есть...
  Вариантов много, с ними еще надо работать и работать.
  И пробовать. И ошибаться. Без проб и ошибок ничего не получается 😀
  
  Успехов!
• Александр, все очень подробно и доступно, спасибо!
  это идеальная система конечно))
  но вот в реале, сейчас фактически имея допустим КЭП можно такую систему наладить или нет?
  с книгой понятно-можно
  а вот приходники и расходники? получается -тоже можно, только заявление от подотчетника в таком случае будет обычное, а не электронное. правильно я понимаю?
• Цитата: Александр, все очень подробно и доступно, спасибо!это идеальная система конечно))но вот в реале, сейчас фактически имея допустим КЭП можно такую систему наладить или нет?с книгой понятно-можноа вот приходники и расходники? получается -тоже можно, только заявление от подотчетника в таком случае будет обычное, а не электронное. правильно я понимаю?

  Боюсь, что пока полностью электронным может быть только кассовая книга.
  При удаленной кассе можно воспользоваться приведенным Вами письмом, но всё равно, это уже будет "комбинированный" документ на бумаге.
  Упрощается только подпись руководителя на ПКО и РКО.
  Но право такой подписи можно передать и руководителю подразделения...
  
  Поищите, может быть найдется какая-нибудь система электронного кассового учета. Я пока не встречал.
  
  Успехов!
• Спасибо! Если что найду интересное) -сообщу!